La gestion des budgets du comité social et économique

Un accompagnement pratique dans la gestion des deux budgets et des transferts possibles

Un accompagnement juridique dans les modalités pratiques des transferts opérés par votre comité dans le but d'éviter un abus de confiance

Un accompagnement comptable dans la retranscription des transferts effectués dans le rapport d'activité et de gestion en conformité avec l'Autorité des Normes Comptables

En tant qu’institution disposant d’une personnalité morale et juridique propre, le comité social et économique dispose, en principe de deux budgets distinctement dissociés.

  1. Le budget de fonctionnement dédié au fonctionnement normal du comité social et économique;

  2. Le budget d'activités sociales et culturelles dédié à l’amélioration des conditions d'emploi et de vie des salariés et de leur famille.

La gestion des budgets constitue l’une des nombreuses responsabilités des membre élus au comité social et économique.

 

               L'accompagnement dans la gestion du budget d’activités sociales et culturelles (ASC)

Le comité social et économique assure, contrôle et participe à la gestion de toutes les ASC établies dans l'entreprise prioritairement au bénéfice des salariés, de leur famille et des stagiaires (article L.2312-78 du code du travail).

Plusieurs CSE peuvent constituer un comité des activités sociales et culturelles interentreprises chargé de la gestion des institutions sociales communes (article R.2312-43 du code du travail).

La gestion des activités sociales et culturelles du comité social et économique est une mission qui demande un investissement important en temps, réclame des qualités d’organisation mais aussi des connaissances réglementaires de la part des membres du comité. Elle réclame des qualités d’organisation.

Ces activités peuvent notamment se traduire par (article R.2312-35 du code du travail) :

  • des activités relatives à l’aide aux conditions de travail (Exemple : transport / frais de repas / titres-restaurants / restaurant d'entreprise / distribution de boissons et de denrées alimentaires …) ;

  • des institutions sociales de prévoyance, de bien être ou d'entraide. (Exemple: crèches / protection sociale complémentaire / institutions de retraites / sociétés de secours mutuels / logements / jardins familiaux…) ;

  • les secours (Exemple : attribution exceptionnelle d'une somme d'argent raison d'une situation particulière (maladie, accident, décès, etc....) / prêt / primes diverses (naissance, mariage, anniversaire de l'entreprise, études, fête des mères et fête des pères, Noël, départ à la retraite, etc...).

  • les activités ayant pour objet l'utilisation des loisirs et l'organisation sportive. (exemple: mise en place de chèques-vacances, de chèques culturels, remises, cadeaux pour des occasions comme Pâques, Noël...) ;

  • les institutions d'ordre professionnel ou éducatif attachées à l'entreprise ou dépendant d'elle (ex : centres d'apprentissage et de formation professionnelle, bibliothèques, cercles d'études, cours de culture générale...) ;

  • vente de biens et services mis à disposition. (Exemple : coopératives de consommation / vente dans le local du comité / prêt ou location de vidéocassettes, de livres ou de matériel de bricolage, etc…).

 

Contrairement au budget de fonctionnement, il n’existe pas un minimum systématique en ce qui concerne le budget pour les activités sociales et culturelles. En effet, le décret du 29 décembre 2017 supprime le minimum prévu par l’ancien article R.2323-86 du code du travail qui garantissait le maintien du montant consacré aux ASC le plus élevé en valeur absolue des 3 dernières années pour l’année en cours. Il a laissé place à l’article L.2312-81 du même code précisant qu’à défaut d'accord, le rapport de cette contribution à la masse salariale brute ne peut être inférieur au même rapport existant pour l'année précédente.

Le CSE doit donc en premier lieu négocier le montant de la subvention avec la direction afin de conclure un accord d’entreprise plus favorable que le simple maintien du rapport de la contribution ASC à la masse salariale brute de l’année précédente.

Attention l’employeur pourrait être tenté de vous faire accepter l’adhésion à un accord réduisant le rapport du calcul du budget ASC sur la masse salariale ou tout autre facteur ayant pour objet une diminution du montant alloué aux ASC.

Comment définir une œuvre sociale et culturelle ? Comment négocier avec la direction la subvention patronale ? La conclusion d’un accord ayant pour effet l’octroi d’un budget ASC moins favorable que le maintien du rapport de la contribution ASC à la masse salariale brute de l’année précédente est-elle légale ?  Comment calculer le budget ASC en l’absence d’accord ? Comment déterminer les justificatifs fournis par les salariés (et leur famille) ? Quelles sont les modalités de mise en place des activités sociales et culturelles ? Quels sont les critères à proscrire pour l’octroi des ASC ? Qui peut concrètement en profiter ? Quelle offre bâtir en matière d’ASC ? Quels sont les astuces pour estimer le coût d’une activité sociale et culturelle ? Comment faire pour éviter le risque d’un redressement de l’URSSAF ?

Nous vous proposons de vous accompagner dans vos projets ou dans la gestion de vos ASC.

Ce service vous permet de mettre en place  :

 

 

 

 

 

 

 

              L'accompagnement dans la gestion du budget de fonctionnement 

Le budget de fonctionnement du CSE représente une manne financière pour les sociétés commerciales qui délivrent des prestations n’entrant pas dans le champ du fonctionnement du CSE.

Il n’est pas rare que le CSE soit démarché pour financer des produits ou des services assujettis au budget dédié à l’œuvre sociale et culturelle sur son budget de fonctionnement.

Il s’agit d’une des nombreuses vigilances opposables aux membres du CSE dans la gestion de ce budget.

 

Le budget de fonctionnement permet couvrir les dépenses liées au fonctionnement du CSE afin que ce dernier exerce ses missions « économiques et professionnelles » en toute indépendance.

A titre d’exemple il peut s’agir de :

  • toutes les dépenses liées au financement de la formation, des membres du comité, des délégués syndicaux, indispensable à l’exercice de leurs prérogatives : coût de formation, frais de transport et d’hébergement des membres du CSE ou des délégués syndicaux de l’entreprise (article L.2315-61 du code du travail) ;

  • abonnement et communications téléphoniques, internet, fournitures de bureau et papeterie, frais de déplacement des membres du comité, frais de documentation des élus, acquisition de matériel, de meubles, locations, etc…;

  • remboursement de frais d’exercice du mandat : frais de déplacement, de repas ou d’avance sur toute autre dépense engagée par le membre du CSE en exercice ;

  • dépenses de communication auprès des salariés : réunions des salariés, présentation des budgets, journal d’information du comité, salons, colloques, etc...;

  • expertises ou études choisies par le CSE pour l’assister, le conseiller et l’aider dans toutes ses tâches : émolument aux avocats et frais d’actions judiciaires, étude économique sur les marchés de l’entreprise, expertises diverses notamment de la consultation sur les orientations stratégiques de l'entreprise ou en vue de la consultation sur la situation économique et financière de l'entreprise (articles L.2315-80, L.2315-87 et L.2315-88 du Code du travail), accompagnement dans la rédaction du règlement intérieur du comité, mise en place d’une mutuelle complémentaire santé, etc…;

  • embauche de personnel par le comité.

 

Le taux minimal alloué au comité pour son budget de fonctionnement est fixé à (article L.2315-61 du code du travail) :

  • 0,2% de la masse salariale brute dans les entreprises dont l’effectif est compris entre 50 et 2.000 salariés ;

  • 0,22% de la masse salariale brute dans les entreprises de plus de 2.000 salariés.

Ce montant s'ajoute à la subvention destinée aux activités sociales et culturelles, sauf si l'employeur fait déjà bénéficier au comité d'une somme ou de moyens en personnel équivalent au pourcentage de la masse salariale brute.

La masse salariale de l’assiette de calcul des budgets correspond à « la masse salariale brute est constituée par l'ensemble des gains et rémunérations soumis à cotisations de sécurité sociale (…) à l'exception des indemnités versées à l'occasion de la rupture du contrat de travail à durée indéterminée » (article L.2312-83 du code du travail).

Ce montant de « masse salariale », servant au calcul du budget de fonctionnement du CSE, est déterminer sur l’un des comptes du plan comptable. Néanmoins, il convient d’exclure certains montants du compte de référence présent sur le plan comptable pour déterminer l’assiette de calcul du budget. Une fois les comptes de l’année clos, l'excédent annuel du budget de fonctionnement peut être affecté au budget destiné aux activités sociales et culturelles (article R.2315-31-1).

 

Comment définir une dépense assujettie au budget de fonctionnement ? Comment négocier avec la direction la subvention patronale ? Comment calculer l’enveloppe minimum légale en l’absence d’accord plus favorable? 

Quel compte du plan comptable doit être regardé pour le calcul du budget ? Comment calculer le budget fonctionnement en l’absence d’accord ? A quel moment est versé le budget ? Quels sont les réflexes et modalités pour la gestion de ce budget ?  Quelle est la procédure à suivre pour l’utilisation du budget ? Qui supporte le coût de déclenchement d’une expertise décidée par le comité et ses exceptions ? Comment faire pour éviter le risque d’une confusion de budget ? Dans quelle proportion et sous quelle modalité le transfert du reliquat annuel du budget de fonctionnement sur le budget des ASC est-il possible ?

Nous vous proposons de vous accompagner dans la gestion de votre budget de fonctionnement.

Ce service vous permet de mettre en place  :

 

 

 

 

 

 

                 L'accompagnement dans la gestion des transferts de budget

 

La loi autorise le comité social et économique à affecter une partie de l’un de ces budgets excédent (social ou fonctionnement) sur son autre budget. Cet excédent n'est déterminé annuellement qu’à la fin de l'exercice comptable.

Ce transfert n’est possible dans la limite de 10% de l’excédent après délibération en assemblée plénière des élus du comité (articles L.2315-61, L.2312-84, R.2312-51 et R.2315-31-1 du code du travail).

Prenez bien en considération que les conséquences d’une affectation de l’excédent du budget de fonctionnement au profit du budget des activités sociales et culturelles :

  • Privent le CSE du bénéfice de la prise en charge par l’employeur des coûts d'expertise dans le cadre des consultations obligatoires ponctuelles et de la consultation sur les orientations stratégiques ;

  • Exonèrent l’employeur de la prise en charge des coûts d'expertise pendant une durée de 3 ans ;

  • Privent le comité de la possibilité de réaffecter à nouveau des excédents du budget de fonctionnement au budget des activités sociales et culturelles pendant les 3 années qui suivent dans l’hypothèse où l'employeur viendrait à prendre tout de même en charge tout ou partie des frais d’expertise devant être financés entièrement par le comité des suites des conséquences d’une affectation antérieure de l’excédent vers le budget des activités sociales et culturelles ;

  • Contraignent le CSE à faire mention d’inscriptions administratives et comptables (articles L.2315-65 et L.2315-69 du code du travail).

 

L'utilisation même partielle du budget de fonctionnement pour financer des activités sociales et culturelles restreint donc la capacité d’agir du CSE de par l’objet et l’effet de cette décision.

Passer outre ces limitations et restrictions de confusion des budgets n’est pas sans risque pour la personne morale du CSE en raison du fait que toute personne ayant un intérêt peut faire constater l'irrégularité commise (autre élu, salarié, employeur, organismes sociaux).

Comment définir l’excédent ? Comment se projeter sur le bienfondé d’un transfert de budget ? Comment mettre en œuvre le projet de transfert ? Quelles sont les conséquences d’un tel transfert ? Quelles sont les obligations comptables qui en découlent ? Quelle est l’étendue des risques dans l’hypothèse d’une violation des règles de transfert ?

Nous vous proposons de vous accompagner dans la gestion de vos transferts de budget.

 

Ce service vous permet de mettre en place  :

Un accompagnement pratique dans le choix des activités sociales et culturelles mises en place au sein de votre comité ou en projet

Un accompagnement juridique dans le calcul du budget et dans les critères d'attribution des activités choisies par votre comité dans le but d'éviter un redressement de l'U.R.S.S.A.F.

Un accompagnement comptable dans la rédaction du rapport d'activité et de gestion de votre budget ASC en conformité avec l'Autorité des Normes Comptables

Un accompagnement pratique dans la gestion de votre budget de fonctionnement

Un accompagnement juridique dans le calcul du budget et dans les choix d'utilisation de ce budget par votre comité dans le but d'éviter un abus de confiance

Un accompagnement comptable dans la rédaction du rapport d'activité et de gestion de votre budget de fonctionnement en conformité avec l'Autorité des Normes Comptables